Microsoft Access is een solide database-tool die al tientallen jaren bestaat. Veel organisaties werken er al jaren mee. Voor kleine teams en overzichtelijke databases werkt het prima. Maar sommige organisaties lopen op een bepaald moment tegen grenzen aan.
Mensen werken tegenwoordig thuis, onderweg, bij klanten, of vanuit verschillende locaties en teams groeien. Bovendien moeten externe partners vaak ook toegang hebben tot bepaalde systemen. Ook werkt men steeds vaker vanaf een mobiele telefoon.
Access is ontworpen in een andere tijd, een tijd waarin iedereen op kantoor zat achter een vaste computer. Hierdoor ervaren veel organisaties al snel de beperkingen van Microsoft Access. Enkele voorbeelden hiervan:
- Access is alleen toegankelijk op Windows-computers: Access draait alleen op Windows. Niet op Mac, niet op tablets, niet op smartphones. Collega's kunnen alleen bij de database als ze op een Windows-computer zitten - op kantoor of via een ingewikkelde Remote Desktop-verbinding. Externe partners toegang geven? Dat vraagt om VPN-verbindingen en tijdrovend beheer.
- Traagheid bij meerdere gelijktijdige gebruikers:
Met een klein team werkt alles soepel. Bij grotere aantallen (> 10-20 gelijktijdige gebruikers) wordt de applicatie merkbaar trager. Dit komt doordat Access een bestandsgebaseerd systeem is, niet een echte server-database. - Geen mobiele mogelijkheden in Access:
Medewerkers willen onderweg data kunnen raadplegen of invoeren. In het magazijn, bij een klant, of vanuit huis. Maar Access heeft geen mobiele app. Je moet via Remote Desktop inloggen, wat omslachtig is en veel dataverkeer vraagt. Voor écht mobiel werken is Access niet ontworpen. - 2GB databaselimiet:
Elke Access-database heeft een maximum capaciteit van 2GB. Voor sommige organisaties is dat ruim voldoende. Voor anderen betekent het dat ze hun data moeten splitsen over meerdere bestanden of moeten migreren naar een grotere database zoals SQL Server. - Onderhoud is complex:
De applicatie draait al jaren. De oorspronkelijke bouwer is weg. De structuur is in de loop der tijd gegroeid. Nu moet er iets aangepast of toegevoegd worden, maar niemand weet hoe. Het aanpassen van een Access applicatie wordt steeds lastiger, tijdrovender en risicovoller. - (Oude versies) Access end of support: Eerst de feiten. Bepaalde versies van Microsoft Access worden nog doorontwikkeld. Zo krijgt Microsoft 365 Access regelmatig updates en nieuwe features. Maar voor oudere versies van Access van voor 2019 is dit niet het geval, deze worden niet meer ondersteund door Microsoft. Versies van Access na 2019 gaan ook end of support in de komende jaren.
Het alternatief voor Microsoft Access: Power Apps
Power Apps is Microsoft's moderne manier om bedrijfsapplicaties te maken. Het werkt in de cloud. Dat betekent: geen servers op kantoor, geen ingewikkelde installaties. Je bouwt een app en iedereen die als gebruiker is toegevoegd kan erbij.
Werken vanuit de cloud
Power Apps draait in de cloud. Dat is het belangrijkste verschil met Access. Je app staat niet op één computer. Hij staat online. Dat betekent:
- Medewerkers kunnen overal werken – thuis, op kantoor, onderweg
- Je geeft mensen toegang met een paar klikken
- Externe partners kunnen veilig meewerken zonder VPN of extra servers
De beveiliging is geregeld met Microsoft Entra ID (dat is de nieuwe naam voor Azure Active Directory). Zo hoef je alleen maar een e-mailadres toe te voegen om iemand toegang te geven.
Geen limiet aan het aantal gebruikers
Microsoft Access wordt traag bij veel actieve gebruikers. Power Apps niet. De app kan honderden mensen tegelijk aan. Het maakt niet uit of er 5 of 50 mensen in werken. De app blijft snel. Waarom? Omdat Power Apps werkt met moderne cloud-technologie. Alles is gebouwd voor grote aantallen gebruikers.
Automatiseer processen
Je kunt zelfs processen automatiseren met Power Automate in Power Apps. Dat is een tool die bij het Power Platform hoort. Daarmee kun je bijvoorbeeld:
- Automatisch een e-mail sturen als iemand iets invult
- Een manager een melding geven als er goedkeuring nodig is
- Data kopiëren naar andere systemen
- Documenten automatisch genereren
Gewoon te gebruiken op je telefoon
Power Apps heeft een mobiele app. Die download je in de App Store of Google Play Store. Je logt in en ziet al je apps. Simpel, maar je kunt ook via de browser op je telefoon werken. De apps zijn gemaakt om goed te werken op mobiele telefoons. Grote knoppen, duidelijke schermen en makkelijk in te vullen.
Een praktijkvoorbeeld: contractbeheer van Access naar Power Apps
Een klant van ons had een contractbeheersysteem in Access. Het systeem werkte al 8 jaar. Er stonden honderden contracten in. Maar de problemen stapelden zich op. De applicatie was:
- Alleen bereikbaar vanaf kantoor
- Traag bij meerdere gebruikers
- Moeilijk om aan te passen
- Niet te gebruiken op mobiele telefoons
We hebben Access vervangen door Power Apps. Stap voor stap. Zo hebben we het aangepakt:
Stap 1: Schermen opnieuw gemaakt
Alle formulieren en overzichten uit Access hebben we opnieuw gemaakt in Power Apps. Moderner, duidelijker en makkelijker te gebruiken.
Waarom dit in Power Apps makkelijker gaat: Access is een desktop-first tool, waardoor formulieren vooral goed werken op een pc. Power Apps is volledig web-based en daardoor direct bruikbaar in browser, tablet en mobiel. Hierdoor voelt Access verouderd aan.
Stap 2: Processen geautomatiseerd
Handmatige werkzaamheden werden geautomatiseerd. Wanneer een contract bijna afloopt dan gaat er automatisch een melding naar de juiste persoon.
Waarom dit in Power Apps makkelijker gaat: Via de app kun je eenvoudige alerts instellen. Maar complexere businesslogica kan ook. Dan gebruik je Power Automate om deze logica stap voor stap uit te werken. Denk aan goedkeuringsprocessen met meerdere stappen, het versturen van rapporten, of het synchroniseren van data tussen systemen.
Stap 3: Data gemigreerd
We hebben de data verplaatst naar een SQL Server. Die server staat op hun eigen locatie (de klant wilde de data bewaren op eigen servers). Power Apps maakt contact via een veilige verbinding.
Waarom dit in Power Apps makkelijker gaat: Is je database goed ingericht? Dan kun je naadloos aansluiten op de bestaande database met alle voordelen van Power Apps. Je kunt dan de frontend vernieuwen zonder dat je de database hoeft aan te passen. Dat scheelt enorm veel werk. Je bestaande data blijft gewoon staan waar die staat.
Stap 4: Nieuwe functies toevoegen
We hebben nieuwe functionaliteiten toegevoegd die niet mogelijk zijn in Access:
- Contracten goedkeuren via je telefoon
- Automatisch meldingen als er actie nodig is
- Koppelingen met andere systemen
Waarom doorontwikkelen in Power Apps makkelijker is: Het mooie van Power Apps is dat Microsoft voortdurend nieuwe functionaliteiten toevoegt. Denk aan AI-mogelijkheden, betere integraties, en nieuwe controls. Jouw app profiteert hier automatisch van. Bij Access (m.u.v. Access 365) moet je wachten tot er een nieuwe versie uitkomt en dan zelf upgraden. Bij Power Apps gebeurt dit vanzelf, zonder dat jouw app stuk gaat.
Het resultaat? Medewerkers kunnen nu overal werken. De app is snel. En nieuwe functies toevoegen gaat veel makkelijker dan eerst.
Overstappen van Access naar Power Apps?
Access is ontworpen in een andere tijd. Een tijd waarin iedereen op kantoor zat, achter vaste computers. Dat wil niet zeggen dat het niet bruikbaar is. Maar het betekent wel dat sommige organisaties tegen beperkingen aanlopen die niet meer passen bij hoe ze nu werken. Is dit bij jou ook het geval? Vervang dan jouw Microsoft Access applicaties door Power Apps en maak jouw applicatie toekomstbestendig.
Meer weten?
Bij Product League hebben we hier ervaring mee. Neem gerust contact met ons op als je hulp nodig hebt. We denken graag met je mee!